記者會籌備流程：8 週檢查表與會後追蹤

記者會要提前多久開始籌備？

多數記者會建議在活動前 8 週啟動，實際時間會依議題複雜度與講者行程調整。下表是我們常用的時間軸，可直接當作檢查表使用。

開場前 8 週到 4 週要先決定什麼？

先決定「一句話訊息」與「誰需要聽到」，其他細節才有依據。這個階段不必急著找場地，應先把以下幾件事寫成一頁文件：

• 這場記者會要宣布什麼？一句話能否說完？
• 預計邀請財經、生活、產業還是地方媒體？不同媒體關心的角度不同。
• 誰擔任主講人？誰負責回答提問？
• 是否需要直播或錄影，供無法到場的媒體使用？

訊息定了，場地選擇會容易許多。選場地時要確認交通是否方便媒體抵達、是否有足夠的架設攝影機的位置，以及是否有備用電源與網路。

新聞稿與媒體素材要準備哪些？

新聞稿要讓記者不用再查資料就能下筆，所以重點是完整、清楚、可直接引用。建議準備以下內容：

1. 新聞稿：標題、導言、重點三到五點、講者引言、公司簡介。
2. 照片素材：講者形象照、產品或主題照片，附上授權說明。
3. 一頁式 Q&A：預先整理記者可能追問的問題與回答。
4. 聯絡窗口：會後記者補問時，能找到的專責人員與聯絡方式。

邁佳成立於 2000 年，累積承辦超過 5,000 場活動，我們的經驗是：新聞稿與現場講稿的說法必須一致，否則記者容易在報導中引用到互相矛盾的資訊，因此我們會在彩排時逐項核對。

記者會當天流程怎麼排才不拖戲？

整場建議控制在記者願意坐完的長度，把最重要的訊息放在前半段。常見的流程順序如下：

1. 簽到與領取媒體袋，預留緩衝時間。
2. 主持人開場，說明議程與提問方式。
3. 主講人發言，搭配簡報或影片。
4. 嘉賓或合作夥伴簡短致詞。
5. 媒體提問。
6. 合影與聯訪。

彩排時要實際走過動線，包含講者上下台、麥克風切換、影片播放與備用方案。簡報檔案請準備兩份，分別存於不同裝置。

會後追蹤要做哪些事？

會後的重點是「讓記者容易交稿、讓團隊看得到成果」。建議依序執行：

• 當天補發完整新聞稿與照片連結給所有受邀媒體，包含未到場者。
• 回覆記者補問，統一由專責窗口處理，避免說法不一。
• 彙整報導與社群聲量，整理成簡短報告。
• 召開內部檢討，記錄流程中可改善的地方，作為下次籌備的參考。