第一次找活動公司：需求簡報怎麼寫與 8 個該問的問題

需求簡報（Brief）要寫哪些內容？

結論：簡報不需要很長，但要讓對方看完就能開始提案。寫不出來的欄位，也可以標註「待討論」。

預算不一定要精確到數字，但要給範圍。活動公司可以依範圍調整場地、內容與規格，提案才會貼近可執行的方向。

找活動公司前，內部要先決定什麼？

結論：先在內部對齊目的與決策人，比急著收報價更重要。

• 確認主要決策者與審核流程，避免提案後才發現關鍵人員尚未參與。
• 釐清預算來源與核銷規定，例如是否需要特定的發票或合約格式。
• 盤點可提供的資源，例如場地、贊助、內部人力與既有素材。
• 決定活動的優先順序：品質、預算與時間三者中，哪一項最不能退讓。

第一次找活動公司，該問哪 8 個問題？

結論：這 8 個問題能幫助您判斷對方是否理解需求，並看出團隊的實際執行能力。

1. 您們怎麼理解我們的活動目的？ 看對方是否能用自己的話重述需求，而不是直接套用範本。
2. 類似規模或類型的活動，您們怎麼執行？ 請對方說明做法與流程，而不是只看作品集。
3. 這次專案由誰負責？現場有哪些人力？ 確認專案窗口、現場統籌與各組分工，了解是否由同一團隊從提案執行到結案。
4. 報價包含哪些項目？不包含哪些？ 要求逐項說明，並確認追加費用的計算方式，例如延時、加人或設備追加。
5. 哪些部分是自行執行，哪些會外包或與合作廠商完成？ 了解責任歸屬與管理方式。
6. 遇到突發狀況，您們的應變機制是什麼？ 例如天候、設備故障、講者臨時缺席與人流超出預期。
7. 活動後會提供哪些成果？ 確認是否有結案報告、照片影片、問卷與數據整理，以及交付時間。
8. 合約與付款方式怎麼約定？ 包含修改次數、取消條件、保險與付款時程。

提問時可以把答案記錄在同一張表上，各家並排比較，會比憑印象判斷更清楚。

怎麼比較不同家的提案與報價？

結論：比較的重點是「在相同條件下做的事是否一致」，而不是單看總價。

比較時可以檢查：

• 範圍是否一致：同樣名稱的項目，規格、數量與時間是否相同。
• 細項是否透明：場地、搭建、人力、設備與管理費是否清楚列出。
• 提案是否貼近目的：創意是否能回應簡報中的目標，而不只是看起來吸引人。
• 執行可行性：時程、場地條件與預算是否合理。
• 溝通的順暢度：提案過程中，對方是否能準確回應問題，也是日後合作的參考。

邁佳成立於 2000 年，累積承辦超過 5,000 場活動，我們的經驗是：提案階段願意主動說明限制與風險的團隊，通常在執行階段也比較容易溝通，因此建議在比較時特別留意對方如何談「做不到的部分」。

與活動公司合作時，客戶端要配合什麼？

結論：好的合作是雙向的，客戶端的回覆速度與資料提供，會直接影響活動品質。

• 在約定時間內回覆提案與確認事項，避免臨近活動才大幅修改。
• 提供品牌素材、貴賓名單與內部簽核的明確時程。
• 活動前出席重要會議與彩排，並指定現場可決策的窗口。
• 活動後依約定時程回饋意見，協助完成結案與檢討。